ارسال یک سند توافق نامه برای بررسی موازی

در هر نقطه از روند مذاکره ، قبل از نهایی کردن سند ، می توانید یک سند توافق نامه را برای بررسی به مشتریان یا سایر طرف های درگیر در مذاکره ارسال کنید. پس از ایجاد یک سند توافق نامه ، می توانید آن را برای بررسی داخلی یا خارجی برای یک یا چند داوری ارسال کنید. همچنین می توانید چندین اسناد را انتخاب کرده و آنها را برای بررسی ارسال کنید.

بررسی موازی یک گردش کار بدون هماهنگ است که به داوران اجازه می دهد تا یک سند توافق نامه را بررسی کنند بدون اینکه منتظر بمانند تا یک داور دیگر آن را تصویب کند. پس از شروع چرخه بررسی ، می توانید پیشرفت بررسی را برای سند در بخش Document Orderes مشاهده کنید ، آیا چرخه بررسی در حال انجام است ، لغو شده یا تکمیل شده است. یک داور می تواند سند بررسی شده را بارگذاری کند یا سند بررسی شده را به مدیر قرارداد ارسال کند تا آن را بارگذاری کند. هنگامی که همه داوران اسناد بررسی شده خود را بارگذاری کرده اند ، چرخه بررسی به صورت کامل مشخص می شود. هنگام ارسال توافق نامه برای بررسی ، می توانید فعالیت مرور را در بخش نسخه سند در صفحه جزئیات توافقنامه ردیابی کنید ، به بازرسان اضافی اضافه کنید ، بررسی را لغو کنید یا بررسی پایان دهید.

هنگامی که به صفحه چرخه بررسی حرکت می کنید ، می توانید تمام چرخه های بررسی را برای یک سند در پانل سمت چپ و آخرین جزئیات چرخه بررسی در پانل سمت راست مشاهده کنید. برای مشاهده جزئیات چرخه بررسی می توانید بر روی هر نام چرخه بررسی در پانل سمت چپ کلیک کنید.

برای استفاده از بررسی موازی ، باید اسناد را با فرمت DOCX با نوع سند به عنوان سند توافق نامه ارسال کنید. شرایط زیر هنگام ارسال اسناد برای بررسی موازی اعمال می شود:

• اگر اسناد را برای بررسی موازی با هر قالب پرونده دیگر (PDF ، PNG ، Doc و غیره) ارسال کنید ، اسناد از طریق بررسی عادی (نه بررسی موازی) می روند.
• اگر اسناد را با سایر قالب های پرونده به همراه Docx ارسال کنید ، اسناد در قالب های دیگر پرونده از طریق بررسی عادی می روند ، در حالی که سند در قالب پرونده Docx با نوع سند به عنوان سند توافق نامه از طریق بررسی موازی عبور می کند.
• اگر اسناد را با نوع سند به عنوان سند توافق نامه و سایر قالب های پرونده (PDF ، PNG ، DOC و غیره) انتخاب کنید ، به جای صفحه بررسی موازی ، صفحه Send for Review را مشاهده خواهید کرد.

شما می توانید اسناد توافق نامه مربوط را مطابق با تنظیمات مدیر ارسال کنید و بررسی موازی بر وضعیت و وضعیت وضعیت توافق های مرتبط تأثیر نمی گذارد.

این ویژگی شامل قراردادهای X-Author و CLM است. برای اطلاعات بیشتر ، با استفاده از قراردادهای X-Author ، به بررسی موازی مراجعه کنید.

پیش نیازها

• مدیر شما باید تنظیمات ذکر شده در پیش نیازها را برای بررسی موازی پیکربندی کرده باشد.
• شما باید یک سند توافق نامه تولید شده داشته باشید.
• شما باید اطمینان حاصل کنید که دسته وضعیت توافق نامه در تألیف یا امضاها است.
• فقط می توانید اسناد DOCX را برای بررسی موازی ارسال کنید.
• پس از ارسال سندی برای بررسی موازی ، می توانید دکمه Document Document را مشاهده کنید.

محدودیت های

• اگر سند بررسی شده کمتر از 25 مگابایت باشد ، می توانید با پیوست کردن اسناد بررسی شده به ایمیل بررسی پاسخ دهید. اگر سند بررسی شده بیش از 25 مگابایت باشد ، می توانید سند را با صاحب قرارداد به اشتراک بگذارید. صاحب قرارداد می تواند سند بررسی شده را بارگذاری کرده و بررسی را پایان دهد. برای اطلاعات در مورد اندازه پرونده های پشتیبانی شده ، اندازه پرونده های پشتیبانی شده را در رعد و برق و اندازه پرونده های پشتیبانی شده به صورت کلاسیک مشاهده کنید.
• اگر اسناد مربوط به توافق نامه کودک را برای بررسی موازی انتخاب می کنید و بررسی موازی برای توافق نامه های مرتبط با املاک سیستم غیرفعال است ، اسناد به عنوان اسناد پشتیبانی در نظر گرفته می شوند. شما نباید پس از بررسی به ایمیل بررسی با اسناد مربوط به توافق نامه کودک پاسخ دهید. می توانید با سند مرور شده که آدرس ایمیل شما را در نام پرونده دارد ، به ایمیل بررسی پاسخ دهید.
• هنگامی که به یک ایمیل با نظرات پاسخ می دهید یا هنگام پایان دادن به یک بررسی ، نظرات اضافه می کنید ، می توانید فقط 32K نویسه را اضافه کنید.
• هنگامی که وضعیت بررسی را از قراردادهای X-Author پیگیری می کنید ، دکمه های صفحه چرخه بررسی غیرفعال می شوند.

برای ارسال یک سند توافق نامه برای بررسی

1. در صفحه جزئیات توافق نامه ، روی دکمه Send for Review از بخش اقدامات اضافی کلیک کنید. صفحه Select Document نمایش داده می شود. می توانید آخرین نسخه اسناد توافق نامه را مشاهده کنید. می توانید ستون ها را برای مشاهده ترتیب صعودی یا نزولی داده ها در یک ستون مرتب کنید.

از بخش اسناد توافق نامه ، اسناد توافق نامه را با فرمت docx انتخاب کنید که برای بررسی باید ارسال کنید. از بخش اسناد مربوط به توافق نامه ، اسناد توافق نامه را با فرمت Docx انتخاب کنید که برای بررسی باید ارسال کنید.

(اختیاری) می توانید از کادر جستجوی اسناد توافق نامه برای جستجوی اسناد توافق نامه با نام سند استفاده کنید. می توانید از کادر جستجوی اسناد مرتبط برای جستجوی اسناد مرتبط با نام سند ، نام توافق نامه یا رابطه توافق استفاده کنید.

اگر این توافق نامه دارای هرگونه اسناد مربوط به توافق کودک یا کودک است ، می توانید بخش اسناد مربوط به توافق نامه مربوطه را مشاهده کرده و اسناد مربوط یا توافق نامه کودک را به هر فرمی که برای بررسی ارسال کنید انتخاب کنید. اما فقط اسناد در قالب DOCX برای بررسی موازی در نظر گرفته می شوند. برای فیلتر کردن اسناد مربوط به ، خواهر و برادر ، والدین یا کودک ، می توانید بر روی نماد Filters Show () کلیک کنید.

روی ذخیره کلیک کنید.

در بخش جزئیات ایمیل ، مخاطبین یا آدرس های ایمیل گیرنده را وارد کنید.

حداقل یک مخاطب باید در org شما در دسترس باشد. می توانید حداکثر 150 گیرنده را اضافه کنید.

(اختیاری) اگر نیاز به تغییر الگوی ایمیل دارید ، برای تغییر الگوی ایمیل ، روی لینک لینک الگوی ایمیل دیگر کلیک کنید. در Select Temple Popup ، یک پوشه الگوی ایمیل را از کشویی انتخاب کرده و سپس یک الگوی ایمیل را انتخاب کنید. روی ذخیره کلیک کنید.

الگوی ایمیل پیش فرض بر اساس مقدار تعیین شده برای apts_emailtemplateforreview یا apts_emailtemplateforreviewsignatures ورود مدیر است. اگر ورودی های سرپرست پیکربندی نشده باشد ، الگوی ایمیل پیش فرض روی الگوی ارائه شده توسط کنگا تنظیم می شود. پوشه الگوی ایمیل پیش فرض بر اساس مقدار تعیین شده برای ورودی مدیر APTS_DEFAULTEMAILTEMPLATEFORDERTORTERFORDER است.

هنگامی که ورودی مدیر APTS_SKIPEMAILTEMPLATESELECTION بر روی True تنظیم شده است ، شما نمی توانید لینک لینک الگوی ایمیل دیگری را برای تغییر الگوی ایمیل مشاهده کنید. الگوی پیش فرض انتخاب می شود. برای کسب اطلاعات در مورد ورودی های مدیر ، به ورودی های مدیر مراجعه کنید.

ورودی APTS_EBALIDATIONFOREMAILWUTUSERCONTACT در رعد و برق کاربردی نیست ، ورودی سرپرست هنوز در کلاسیک کاربرد دارد.

در بخش تنظیم مجوز ، می توانید یکی از سطح حفاظت از سند زیر را از کشویی اجازه سند انتخاب کنید.

• دسترسی کامل: به کاربران امکان خواندن و نوشتن را می دهد. این گزینه به طور پیش فرض انتخاب شده است.
• درج نظرات و تغییرات ردیابی شده فقط: برای اینکه به داوران اجازه دهید نظرات را وارد کنند. تمام تغییرات ایجاد شده توسط داور ردیابی می شود.
• فقط درج نظرات: برای اینکه به داوران اجازه دهید نظرات را وارد کنند.
• فقط زمینه های فرم را پر کنید: برای اینکه به داوران اجازه دهید قسمتهای فرم را پر کنند.
• فقط بخوانید: اجازه دسترسی فقط خواندنی به داوران.

نادیده گرفتن: برای به ارث بردن محافظت از اسناد مورد استفاده در هنگام تولید اسناد.

برای مشاهده تنظیم مجوز ، شما باید از حمایت توافق نامه پیکربندی کنید. برای اطلاعات بیشتر ، به پیکربندی حفاظت از اسناد توافق نامه مراجعه کنید. هنگامی که هر یک از گزینه های حفاظت از اسناد را به جز نادیده گرفتن انتخاب می کنید ، محافظت از سند انتخاب شده هنگام ارسال برای بررسی ، صرف نظر از محافظت از اسناد اعمال شده هنگام تولید سند ، اولویت داده می شود.

1. در بخش اسناد پیوست شده ، روی Add More کلیک کنید.
2. اسناد را از درایو محلی خود بکشید و رها کنید یا بارگذاری کنید.
3. در بازشو فایلهای بارگذاری ، بعد از بارگذاری اسناد ، کلیک کنید.
4.  

روی افزودن کلیک کنید.

اگر ویژگی کاربر Comply پیکربندی نشده است ، می توانید دکمه Add More را به طور پیش فرض مشاهده کنید.

(اختیاری) در صورت نیاز به حذف یک سند بارگذاری شده ، روی نماد حذف () در کنار نام سند کلیک کنید. در صورت نیاز به حذف توافق نامه یا اسناد مرتبط ، نماد حذف برای اسناد توافق نامه در دسترس نیست ، روی قبلی کلیک کرده و اسناد مورد نیاز را انتخاب نکنید.

فقط می توانید اسناد پشتیبانی بارگذاری شده را از بخش اسناد پیوست حذف کنید. هیچ چرخه بررسی یا حفاظت از اسناد برای اسناد پشتیبان بارگذاری شده اضافه نمی شود.

روی ارسال کلیک کنید. طبقه بندی وضعیت در نویسندگی و تغییر وضعیت در بررسی طرف دیگر برای سوابق توافق شما تغییر می کند.

اگر فیلد تنظیمات تنظیم شده و مجوز بند روشن است ، به جای ارسال ، دکمه بعدی را مشاهده خواهید کرد. اگر نمی خواهید مجوزهای زمینه و بند را تنظیم کنید ، می توانید مجوز Field و بند را خاموش کنید.

هنگامی که PDF یا اسناد سند توافق نامه نوع را برای بررسی انتخاب می کنید یا مجوزهای اسناد فعال برای بررسی خاصیت سیستم را غیرفعال می کنید ، نمی توانید قسمت تنظیم شده و ضامع بند را مشاهده کنید.

(اختیاری) اگر در حال ارسال چندین اسناد برای بررسی هستید ، یک سندی را از Dropdown نام توافق نامه انتخاب کرده و مراحل را از 13 به 14 تکرار کنید تا مجوزها تنظیم شود.

به طور پیش فرض ، تمام اسناد مجوز دسترسی کامل دارند. هنگامی که بین اسناد جابجا می شوید ، مجوزها حفظ می شوند.

برای مشاهده چرخه بررسی توافق نامه

1. برای مشاهده جزئیات چرخه بررسی در بخش وضعیت بررسی ، به صفحه جزئیات توافق نامه ارسال شده برای بررسی موازی بروید.
2. برای تازه کردن وضعیت بررسی ، روی نماد Refresh () کلیک کنید.
3. برای مشاهده وضعیت بررسی سند انتخاب شده ، کشویی سند را انتخاب کنید.
4. برای حرکت به صفحه چرخه بررسی ، روی لینک جزئیات چرخه بررسی کلیک کنید.

1. به بخش Document Ordes یا برگه اسناد بروید.
2. در ستون وضعیت بررسی ، برای باز کردن صفحه چرخه بررسی ، روی پیوند In Progress کلیک کنید.

ستون وضعیت بررسی ، پیوند شروع نشده را نشان می دهد تا اینکه ایمیل های اعلان به همه گیرندگان ارسال شود. برای حرکت به صفحه چرخه بررسی ، روی پیوند Not Start کلیک کنید و برای تازه کردن وضعیت بررسی ، روی دکمه Refresh کلیک کنید.

برای مشاهده چرخه بررسی یک سند

1. به صفحه چرخه بررسی بروید.
2. در پنل سمت چپ از Document Dropdown ، اگر چندین سند را برای بررسی موازی ارسال کرده اید ، می توانید آخرین نسخه سند را انتخاب کنید.

برای افزودن داوران اضافی به چرخه بررسی

به صفحه چرخه بررسی بروید.

روی افزودن داور کلیک کنید. این صفحه ویرایش ایمیل را باز می کند.

دکمه Add Reviewer برای چرخه های بررسی در وضعیت تکمیل شده یا لغو فعال نیست.

برای پایان دادن به بررسی در یک چرخه بررسی

1. به صفحه چرخه بررسی بروید.

برای یک داور ، روی End Review کلیک کرده و انتخاب کنید. این پنجره بررسی پایان را باز می کند.

هنگامی که کادر انتخاب Header را انتخاب می کنید تا همه داوران را در چرخه بررسی انتخاب کنید ، تمام داوران که وضعیت پیشرفت دارند انتخاب می شوند. داوران در وضعیت های دیگر انتخاب نشده اند.

OK را کلیک کنیدوضعیت بررسی در صفحه چرخه بررسی به پایان رسیده است. شما باید برای هر سند به صورت جداگانه بررسی کنید. پس از پردازش درخواست بررسی پایان ، کادر انتخاب ، بررسی نهایی و بررسی لغو برای آن داوری قابل مشاهده نیست. سند بررسی شده با آخرین نسخه سند ادغام شده است. هنگامی که شما به بررسی همه داوران پایان می دهید ، وضعیت چرخه بررسی از در حال انجام تا تکمیل تغییر می کند. اگر دو یا چند داوری همان زمینه یا محتوا را بررسی کرده اند ، بررسی آخرین داور نهایی به عنوان نهایی در نظر گرفته می شود.

برای بارگذاری یک سند بررسی شده از صفحه جزئیات توافق نامه

1. به صفحه جزئیات توافق نامه بروید.
2. در پانل اقدام توافق نامه ، برای مشاهده صفحه سند بررسی شده بارگذاری شده ، روی سند بارگذاری شده کلیک کنید.

برای بارگذاری سند بررسی شده از درایو محلی خود ، روی بارگذاری پرونده ها کلیک کنید یا پرونده های خود را بکشید و رها کنید تا بازشو فایلهای بارگذاری شده را باز کنید.

شما می توانید فقط یک سند بررسی شده بارگذاری کنید.

(اختیاری) اگر یک سند نادرست را بارگذاری می کنید ، برای حذف سند بارگذاری شده ، روی نماد حذف () کلیک کنید.

برای ارسال اسناد بررسی شده از طریق ایمیل

پیش نیاز: برای ارسال یک سند بررسی شده از طریق ایمیل باید سرویس ایمیل و ورودی مدیر را پیکربندی کنید. برای اطلاعات بیشتر ، به پیکربندی سرویس ایمیل برای پایان دادن به بررسی از طریق ایمیل مراجعه کنید.

1. ایمیل حاوی اسناد مرور را باز کنید.
2. اسناد را بارگیری کنید و تغییرات لازم را انجام دهید.

پاسخ به ایمیل بررسی با پیوست کردن اسناد بررسی شده و اضافه کردن نظرات خود در بدنه ایمیل.

اگر اندازه پرونده بیش از 10 مگابایت باشد ، کنگا با یک پیوست واحد پاسخ می دهد.

می توانید با یک سند واحد یا چندین سند به ایمیل بررسی پاسخ دهید. هنگامی که به ایمیل بررسی پاسخ می دهید ، اطمینان حاصل کنید که اندازه پرونده ترکیبی اسناد بررسی شده بیش از 25 مگابایت نیست. چرخه بررسی به پایان نمی رسد اگر اندازه پرونده اسناد بررسی شده بیش از 25 مگابایت باشد یا بیش از سه داور ، 25 مگابایت اسناد بررسی شده را همزمان ارسال می کنند. داوران می توانند با خطاها روبرو شوند وقتی اندازه پرونده اسناد بررسی شده بیش از 25 مگابایت باشد و بیش از 2 داور در چرخه بررسی قرار بگیرند.

اگر با سندی که متعلق به چرخه بررسی فعلی است به ایمیل بررسی پاسخ نمی دهید ، برای پیوستن به یک سند معتبر ، یک اعلان ایمیل دریافت می کنید.

هنگامی که شما با سند بررسی شده به ایمیل پاسخ می دهید و پردازش اسناد به زمان نیاز دارد ، وضعیت چرخه بررسی برای ادغام در حال انجام به روز می شود. اگر سایر داوران نیز به طور همزمان به ایمیل پاسخ دهند و سندی در حال پردازش است ، وضعیت چرخه بررسی اسناد باقیمانده در صف ادغام به روز می شود.

اسنادی که در این بررسی قرار دارند قفل شده اند و برای ارسال برای بررسی و فعال سازی در دسترس نیستند.

1. به صفحه چرخه بررسی توافق نامه ای که بررسی کرده اید بروید.
2. می بینید که وضعیت بررسی به پایان رسیده است و ستون نظرات نظرات بررسی شما را دارد.
3. ورود به سیستم فعالیت جدیدی دارد که این بررسی به پایان رسید.

برای لغو بررسی در یک چرخه بررسی

پیش نیاز: برای مشاهده دکمه بررسی لغو ، وضعیت بررسی باید در حال پیشرفت باشد.

1. به صفحه چرخه بررسی بروید.

یک داور یا چند داوری را انتخاب کنید و روی دکمه Cancel Review در عنوان کلیک کنید.(یا) برای یک بازنگری ، Cancel Review را کلیک کرده و انتخاب کنید. این پنجره بررسی لغو را باز می کند.

هنگامی که کادر انتخاب Header را انتخاب می کنید تا همه داوران را در چرخه بررسی انتخاب کنید ، تمام داوران که وضعیت پیشرفت دارند انتخاب می شوند. داوران در وضعیت های دیگر انتخاب نشده اند.