نقل قول در مقابل فاکتور: تفاوت چیست؟

یک نقل قول و فاکتور دو مورد جداگانه است ، اما برای اطمینان از پرداخت دقیق و به موقع ، هر دو سند مورد نیاز است.

• قبل از شروع هر کار ، قیمت قیمت ارائه می شود. این جزئیات هزینه یک پروژه یا کار را نشان می دهد.
• فاکتور پس از اتمام کار ارائه می شود. این هزینه های نهایی را لیست می کند و هنگام پرداخت هزینه.
• هر دو سند برای موفقیت مالی تجارت شما بسیار مهم هستند.
• این مقاله برای صاحبان مشاغل است که می خواهند در مورد تفاوت بین قیمت های قیمت و فاکتورها اطلاعات بیشتری کسب کنند.

هنگام اجرای یک تجارت خدمات ، دو مؤلفه اصلی فرآیندهای کاری شما به مشتریان خود اطلاع می دهند که خدمات مورد نیاز آنها به چه میزان هزینه می کنند و سپس پس از اتمام کار خود را برای کار صورتحساب می دهند.

ارائه قیمت رسمی قیمت و فاکتورها یک روش حرفه ای برای اداره تجارت شما است. آنها به شما و شرکت شما کمک می کنند تا سازمان یافته ، جریان پول نقد را حفظ کنند و حتی می توانند در تولید ارجاع نیز کمک کنند. در حالی که نقل قول ها و فاکتورها برخی از شباهت ها را به اشتراک می گذارند ، آنها نقش های مختلفی را ارائه می دهند ، بنابراین درک این نکته مهم است که هر یک از آنها چیست و چه زمانی باید از آنها استفاده شود.

نقل قول چیست؟

یک نقل قول قیمت قبل از شروع هر کار ، هزینه یک پروژه را نشان می دهد. نقل قول بیش از یک تخمین است. نقل قول پس از شما یا نماینده شرکت شما از سایت بازدید کرده یا در مورد نیازهای پروژه خود با مشتری صحبت کرده اید. این شامل قیمت گذاری دقیق مواد ، به علاوه هزینه های نیروی کار ، مالیات و تخفیف های قابل اجرا است.

یک نقل قول رسمی ، که همیشه به صورت کتبی ارائه می شود ، باید موارد زیر را شامل شود:

• ، که می توانید روی Letterled Company چاپ کنید یا می تواند شامل آرم و اطلاعات تماس شما باشد
• یک تبریک حرفه ای ، از جمله یادداشتی که از مشتری برای وقت خود تشکر می کند
• یک مورد به خط به خط محصولات و خدمات درخواست شده توسط مشتری
• گزینه های اضافی محصول یا خدمات برای اطلاع مشتری از پیشنهادات مربوطه شرکت شما می تواند ارائه دهد

نقل قول قیمت سندی نیست که می خواهید برای تکمیل آن عجله کنید. برای اطمینان از وجود اشتباهات ریاضی ، یا خطاهای املایی یا دستوری ، وقت بگذارید. اگر وجود داشته باشد ، شما و تجارت شما غیر حرفه ای به نظر می رسند.

قبل از نهایی کردن یک نقل قول ، این قوانین را دنبال کنید:

• اگر نمی توانید محصولات یا خدمات را ارائه دهید ، نقل قول را ارائه ندهید.
• خدمات خود را زیر پا نگذارید. نقل قول و فاکتور که مطابقت ندارد می تواند منجر به اختلافات شود ، که می تواند منجر به عدم پرداخت و ضربه به شهرت شما شود.
• فرض نکنیدهرچه نقل قول دقیق تر باشد ، بهتر می شود.

قبل از نهایی کردن نقل قول ، بررسی کنید که می توانید ارائه دهید:

• مقادیر محصول
• لجستیک
• تحویل
• هزینه های سربار

هنگام نهایی کردن یک نقل قول خدمات ، موارد زیر را در خاطر داشته باشید:

• هزینه مشاغل مشابه
• چه مدت کارهای روزمره انجام می شود ، بنابراین شما کار خود را کم نمی کنید
• شامل هزینه های اضافی مانند لوازم جانبی محصول و نیروی کار اضافی

بسیاری از مشتریان برای مشاغل بزرگتر سه نقل قول دریافت می کنند. ممکن است شما تمایل به کاهش هزینه ها داشته باشید ، با این حال ، ارزان ترین نقل قول همیشه چیزی نیست که مشتری انتخاب می کند. روی نقاط قوت اصلی خود متمرکز شوید و بیش از انتظارات مشتری خود باشید تا نقل قول شما برجسته شود.

قبل از شروع کار ، مشتری را با امضای آن ، نقل قول را تأیید کنید. بسته به دامنه کار ، ممکن است به سپرده (بخشی از کل مقدار) نیز نیاز داشته باشید. در صورت نیاز به سپرده ، باید در نقل قول ذکر شود و برای نگهداری سوابق باید دریافتی داده شود.

اگر دامنه کار به طور قابل توجهی تغییر می کند ، نوشتن یک نقل قول جدید را در نظر بگیرید و مشتری قبل از شروع تغییرات را تأیید کنید. داشتن تغییرات در نوشتن می تواند در صورت بروز هرگونه اختلاف یا اختلافات ، تجارت شما را پوشش دهد.

غذای کلیدی: یک نقل قول قیمت تمام هزینه ها (مواد ، نیروی کار و غیره) را برای تکمیل یک پروژه یا کار برای مشتری ذکر می کند. قبل از شروع هر کار صادر می شود اما پس از صحبت با مشتری یا بازدید از سایت شغلی.

بهترین روشها برای ارائه نقل قول

شفاف باشید

مهم نیست که چه شغلی را اداره می کنید ، اگر با قیمت گذاری خود شفاف باشید ، مشتریان از آن قدردانی می کنند. این حرفه ای و اعتماد بین تجارت و مشتری را ایجاد می کند و می تواند برای مراجعه به آنها مفید باشد.

با نرم افزار نقل قول سازمان یافته باشید.

تهیه نقل قول های رسمی می تواند به شما در پیگیری و بخشیدن به بخش های خود کمک کند. هنگامی که شما مسئولیت چندین نقل قول در روز را بر عهده دارید ، از یک فرم رسمی نقل قول (ترجیحاً یک راه حل نقل قول الکترونیکی مانند HouseCall Pro ، Jobber یا Mhelpdesk) استفاده کنید تا اینکه چیزها را روی کاغذ خراش قرار دهید.

هنگامی که زمان پیگیری است ، می دانید چه روزی نقل قول را نوشتید ، اطلاعات تماس فعلی برای مشتری و کدام یک از آنها به احتمال زیاد به فروش تبدیل می شوند. به علاوه ، استفاده از نرم افزار نقل قول می تواند روند پیگیری را به صورت خودکار انجام دهد ، بنابراین می توانید زمان بیشتری را برای پیگیری های جدید و درگیر کردن مشتریان فعلی خود صرف کنید.

از کمبود خود خودداری کنید.

نقل قول الکترونیکی به دلایل مختلف مفید است. اول ، لیست تمام هزینه های مشتری می تواند شما را از فراموش کردن هزینه های لازم که بعداً می تواند باعث درگیری شود ، جلوگیری کند.

یا شاید مشتری بخواهد سفارش خود را تغییر دهد. با چند کلیک ، می توانید یک سفارش سفارشی برای تأیید مشتری ایجاد کنید. حتی می توانید از نقل قول برای خدمات Upsell که ممکن است مشتری از آن بی خبر باشد استفاده کنید.

نکته: وقت گذاشتن برای تهیه یک نقل قول حرفه ای به شما کمک می کند تا سازمان یافته باشید ، می تواند اطمینان حاصل کند که خود را زیر پا نمی گذارید ، و این فرصتی را برای فروش بالقوه به مشتریان ایجاد می کند.

فاکتور چیست؟

• فاکتور یا شماره مرجع
• اطلاعات تماس شرکت
• اطلاعات مشتری
• تاریخ های مهم (تاریخ صدور ، تاریخ موعد ، تاریخ تحویل و غیره)
• هزینه های شفاف خط به خط
• مالیات فروش (در صورت وجود)
• هرگونه اضافی یا اعتبار
• دستورالعمل پرداخت
• شرایط پرداخت دیررس

شما باید طی 48 ساعت پس از اتمام کار ، فاکتور ارسال کنید. به سرعت ارائه فاکتور به مشتری به آنها اجازه می دهد تا زمان کافی را برای پرداخت و اختلاف هرگونه اتهامی که انتظار نداشتند بپردازند.

مشتریان همیشه به موقع پرداخت نمی کنند. بنابراین ، قبل از شروع نوشتن نقل قول ها و فاکتورها ، در مورد سیاست پرداخت دیرهنگام خود تصمیم بگیرید. اگر مشتری به موقع پرداخت نکند ، می توانید هزینه دیررس یا نرخ بهره را پرداخت کنید. خط مشی پرداخت دیرهنگام خود را در نقل قول ها و فاکتورهای قیمت خود وارد کنید تا مشتریان در صورت عدم پرداخت به موقع از مجازات آگاه باشند.

نکته: در طی 48 ساعت پس از اتمام کار ، فاکتور ارسال کنید. همیشه شامل سیاست های پرداخت شرکت (به ویژه خط مشی پرداخت دیرهنگام) ، تاریخ (های) موعد ، اطلاعات تماس شرکت و روش های پرداخت پذیرفته شده در کلیه فاکتورها شوید.

بهترین روشها برای ایجاد فاکتورها

آن را یکپارچه کنید.

هنگامی که شما یک فاکتور ارسال می کنید ، باید فوراً برای مشتری قابل تشخیص باشد تا آنها بدانند که این از تجارت شما است و برای چه چیزی است. نرم افزار فاکتور مانند QuickBooks و Xero می تواند به شما در ادغام مارک تجاری خود در فاکتورهای خود کمک کند.

فاکتور باید به راحتی خواندن و حاوی فضای سفید کافی باشد. هرچه فاکتورهای شما مناسب تر باشد برای خواندن و درک مشتریان است ، احتمال دریافت به موقع به موقع بیشتر است.

با مشتریانی که دشوار هستند حرفه ای باشید.

هر مشتری مورد علاقه شما نخواهد بود ، اما این نمی تواند بر نحوه برخورد با آنها تأثیر بگذارد. اگر مشتری از پرداخت یا مقابله با شما امتناع می ورزد ، آرام باشید و با یک ذهنیت حل مسئله به اوضاع نزدیک شوید. مکالمه را شروع کنید و فرایند را واسطه کنید تا بتوانید حقوق دریافت کنید. اقدام حقوقی باید آخرین راه حل باشد.

از نزدیک به جریان نقدی خود توجه کنید.

هنگامی که مستقیماً پس از اتمام کار یا سفارش ، فاکتور ارسال می کنید ، جریان نقدی خود را ترسیم کنید. صرف وقت برای فاکتور روزانه می تواند مانع از عقب نشینی شما شود و به شما در پرداخت سریعتر کمک کند. همچنین می تواند اطمینان حاصل کند که شما برای هرگونه هزینه غیر منتظره ای که می تواند محصول خود را افزایش دهد ، پول اضافی در دست دارید ، در حالی که به شما در ادامه بودجه ماهانه نیز کمک می کند.

یک دنباله کاغذ ایجاد کنید.

هنگامی که مشتری پرداخت نمی کند ، یک فاکتور و پیگیری های حرفه ای و حرفه ای می تواند به عنوان یک دنباله کاغذ باشد. برای اطمینان از اینکه مشتری با فاکتور شما جدی رفتار می کند ، باید شامل مبلغ پرداخت ، تاریخ (های) موعد (روشهای پرداخت پذیرفته شده ، لغو ، ضمانت نامه ها و بهره/هزینه های دیررس باشد.

فاکتورهای الکترونیکی در این مورد برتر هستند ، زیرا ثابت می شود که مشتری آن را از طریق متن یا ایمیل بر خلاف فاکتور کاغذی در نامه دریافت کرده است.

چندین روش پرداخت را ارائه دهید.

هنگام ارسال فاکتور حرفه ای ، گزینه های پرداخت چندگانه را برای مشتریان ارائه دهید. در حالی که پول نقد برای برخی از مشاغل عالی است ، همه نمی توانند با پول نقد یا چک بپردازند.

پرداخت کارت اعتباری و بدهی برای مشاغل در حال رشد مناسب است. به علاوه ، ارائه گزینه های پرداخت آنلاین مانند PayPal ، Venmo و Zelle روش های سریع و قابل ردیابی برای پرداخت الکترونیکی است. بیشتر این خدمات هزینه های خود را پرداخت می کنند.[تصمیم بگیرید که آیا تجارت شما این هزینه ها را پرداخت می کند یا هزینه این هزینه ها را در فاکتور حساب می کند.

یک یادداشت تشکر را درج کنید.

مشتریان هرگز نمی توانند به اندازه کافی از شما تشکر کنند. مشاغل بزرگتر ممکن است یک تبریک استاندارد را پیدا کنند مانند "از تجارت شما". مشاغل کوچکتر می توانند شامل یک یادداشت شخصی باشند که مربوط به محصول یا خدمات خاص است.

به علاوه ، هنگامی که مشتری شما یادداشت تشکر را دریافت کرد ، آنها تأیید می کنند که پرداخت آنها از بین رفته است و حتی ممکن است شما را به دوستان و خانواده ارجاع دهد.

آیا می توانید از نقل قول به عنوان فاکتور استفاده کنید؟

نه ، قبل از شروع هر کار باید یک نقل قول ارسال شود. نقل قول ها باید دقیق باشند اما بر اساس تغییر در دامنه کار یا هر درخواست مشتری در ادامه کار ، می توانند افزایش یا کاهش یابد.

پس از اتمام کار ، برای جمع آوری پرداخت نهایی باید فاکتور به مشتری صادر شود. مبلغ موجود در فاکتور باید با کل قیمت قیمت مطابقت داشته باشد. با این حال ، اگر تغییراتی در نقل قول وجود داشته باشد ، از جمله تغییرات مشتری یا خطای قیمت گذاری از طرف شما ، این اختلافات قبل از ارسال فاکتور باید با مشتری مورد بحث قرار گیرد.